gambar BERITA ACARA SERAH TERIMA HASIL PEKERJAAN PEMBENAHAN ARSIP KI PUSAT INOVASI - LIPI

Bogor, 20 April 2018 – Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan seluruh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam tanggung jawabnya sebagai pencipta arsip untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang andal, sistematis, utuh, menyeluruh, serta sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK) terkait. Pada tataran teknis, pencipta arsip melaksanakan amanat tersebut dengan melaksanakan pengelolaan arsip dinamis, yakni arsip arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, melaui proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi tahapan penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Dari keseluruhan tahapan pengelolaan arsip dinamis, masalah krusial kerap muncul pada fase pemeliharaan arsip karena memang tahapan ini memiliki tujuan sangat penting yakni menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip dinamis tersebut dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, dan alih media arsip.

Pada situasi normal di mana proses pengelolaan arsip dinamis oleh unit-unit kerja berjalan secara rutin dan berkelanjutan sesuai standar dan pedoman, maka keberadaan arsip bisa dengan mudah untuk dilacak serta penyimpanannya dilakukan secara tersebar dan proporsional. Namun bila berlangsung sebaliknya, maka kegiatan pengelolaan arsip yang serampangan akan mengakibatkan terjadinya penumpukan arsip yang tidak beraturan sehingga sulit untuk dilakukan identifikasi dan penemuan kembali arsip bila suatu saat diperlukan. Pada situasi semacam itu dirasakan adanya kebutuhan untuk membenahi tumpukan arsip yang tidak beraturan tersebut agar fisik dan informasinya tertata sesuai prinsip dan kaidah kearsipan serta terdokumentasi penataannya dalam daftar arsip yang dapat dijadikan dasar pertanggungjawaban keberadaan dan penemuan kembali arsip.

Berdasarkan hal tersebut diatas maka Pusat Inovasi - LIPI melalui Bidang Manajemen Kekayaan Intelektual (MKI) bekerjasama dengan Pusat Jasa Kearsipan – ANRI telah melaksanakan kegiatan Pembenahan Arsip Kekayaan Intelektual (KI) mulai tanggal 12 Maret sampai dengan 11 April 2018 di Pusat Inovasi LIPI Cibinong. Maksud dari kegiatan Pelaksanaan Pekerjaan Pembenahan Arsip KI di Pusat Inovasi LIPI adalah terjaminnya ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Sedangkan tujuannya adalah tertatanya fisik dan informasi arsip sesuai norma, standar, prosedur, dan kriteria sehingga pemeliharaan arsip dapat dilaksanakan secara efisien, efektif, dan sistematis.

Pusat Inovasi - LIPI sebagai pencipta arsip tentunya berkewajiban untuk menjaga dan menjamin keberadaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan bukti sah dari pelaksanaan tugas dan fungsinya dalam tatanan sesuai NSPK kearsipan sehingga dapat terhindar dari kesulitan dan kerugian yang diakibatkan oleh masalah-masalah yang mungkin timbul di kelak kemudian hari.

Jumat, 20 April 2018 bertempat di Pusat Inovasi – LIPI Cibinong dilaksankan Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan Pembenahan Arsip KI Pusat Inovasi – LIPI antara Kepala Pusat Jasa Kearsipan ANRI Drs. Amieka Hasraf, MM. dengan Kepala Pusat Inovasi LIPI Prof. Dr. Nurul Taufiqu Rochman, M.Eng. yang dilanjutkan dengan Uji Petik/uji coba acara pengaksesan arsip KI yang telah dibenahi oleh tim arsip Pusat Jasa Kearsipan ANRI. Harapan dari kedua belah pihak adalah sebagai awal kerjasama dimana Pusat Inovasi LIPI diharapkan mempunyai pembenahan arsip yanga baik sesuai dengan prinsip dan kaidah kearsipan yang nantinya dapat sebagai contoh atau acuan dari pembenahan arsip KI baik di LIPI maupun di Indonesia, hal tersebut dikarena LIPI merupakan salah satu lembaga yang jumlah permohonan patennya tertinggi di Indonesia. (THP)